La importancia de la Coordinación y Logística.
- 2 feb 2016
- 2 Min. de lectura
Sea cual fuera el tipo de evento que vas a organizar, es necesario que durante la etapa de planificación del evento, cuentes con un espacio a donde los interesados puedan acudir y obtener información extra del evento. Además, en ese lugar, vas a poder centralizar todas las tareas de coordinación y logística necesarias para llegar al día del evento.
Hasta hace algunos años atrás, era siempre necesario contar sí o sí con un espacio físico, que podía denominarse “base de operaciones” o “secretaría”, donde los potenciales asistentes y otros participantes interesados en la propuesta de nuestro evento, se comunicaban o se acercaban para ampliar información.
Los requisitos mínimos para llevar adelante esto eran contar con una oficina (especialmente armada para la organización del evento o ubicada en otro espacio cedido para este fin, como ser dentro de una asociación, una empresa o una institución) con una linea telefónica, fax y una computadora con acceso a internet.
Hoy en día, es necesario que nuestro evento se encuentre presente en internet, y que ese espacio sea el eje de la organización, aprovechando la existencia de una serie de herramientas que nos facilitan la organización y que permiten que no sea 100% necesario que ese espacio físico se encuentre abierto al público.
Nuestra recomendación de hoy es la implementación de un sitio web o blog desde el momento en que resolvemos los primeros pasos de nuestro evento, en donde vamos a centralizar la información y así, todos los interesados puedan acceder a datos como son el programa, fecha y sede, horarios, speakers. Es muy necesario mantener este sitio actualizado a medida que se vayan concretando nuevas decisiones. Esto será muy útil para filtrar consultas a estas preguntas esenciales, y así poder reducir costos en la organización.
Desde nuestro espacio, y para poder ir avanzando en la organización del evento, existen una serie de tareas que tenemos que realizar en esta etapa, para cumplir con los objetivos prestablecidos y que se encuentran dentro de lo que llamamos Coordinación y Logística:
Armar el material de difusión y presentación del evento (folletería y carpetas institucionales).
Actualizar constantemente la base de datos, los invitados y pre inscriptos
Redactar e-mails y cartas: invitaciones, solicitudes de auspicios, contacto con patrocinadores, respuestas a consultas (reforzando estas últimas a medida que nos acercamos a la fecha del evento).
Programar las reuniones del comité organizador, de potenciales patrocinadores y con posibles proveedores.
Diagramar el programa del evento.
Confeccionar presupuesto y manejar la caja chica.
Estipular deadlines para recibir trabajos e inscripciones.
Distribuir material con información del evento a través de diferentes canales de difusión.
Coordinar traslados y transporte.
Preparar el listado de asistentes potenciales.
Armar una ficha de inscripción que contemple los datos relevantes de cada participante.
Controlar y supervisar el cumplimiento de lo estipulado en las contrataciones a los diferentes proveedores del evento.
Adecuar el sector de acreditación y la/s sala/s, contratando sistemas y tecnologías que se adapten al tipo de evento.
Seleccionar y capacitar al personal para los días del evento
Comentarios