Como organizar un evento cultural.
- Eventbrite
- 12 feb 2016
- 3 Min. de lectura
Los eventos culturales son aquellos que involucran, como temática principal, alguna rama del arte o los usos y costumbres de una región. Este tipo de encuentros, abarcan desde una vernissage, de dos horas de duración para un grupo selecto, hasta un mega festival en conmemoración de una fecha importante para todo un pueblo, con actividades especiales durante una semana.
Si te encuentras organizando o formas parte de un equipo que realiza eventos culturales, existen ciertas particularidades que aconsejamos tengas bien presentes, para poder lograr el impacto deseado.
Lo primero que debes resolver son las siguientes preguntas, para luego, poder avanzar con el resto de los objetivos:
¿Dónde y cuándo se realizará el evento? ¿Qué duración tendrá?
¿A quién está dirigido? ¿Es un público específico, o es un público general?
¿Cuál es el motivo principal de convocatoria? ¿Es un evento formal o informal?
¿Qué resultados se desea obtener con la organización de este evento?
Estas cuestiones, son el punto de partida para ponerte a trabajar en la planificación del evento.
El espectáculo, el centro de atención
Todo evento cultural, cuenta con una atracción especial que será el motor del encuentro. Entorno a ella, girarán el resto de las actividades, que pueden incluir gastronomía, exhibiciones, una feria y otros shows que secunden al plato fuerte que ofrezcas.
Es muy importante pensar en la ambientación y contar con todo el equipamiento necesario para su organización, como la iluminación, el sonido y la infraestructura. De esta manera, deberás acomodar tiempos y espacios para poder resaltar los lugares que los participantes recorrerán.
Ese espectáculo, el centro de atención, será la motivación principal por la que el público asista, por eso, es importante cuidar tanto los momentos “visibles” como los “no visibles”. Todo el backstage del evento y el trato que le puedas brindar al personal de la reunión, ya sea quienes trabajen en la parte artística como en la logística también ayudará a crear un mejor clima para que las personas se sientan felices y más predispuestas.
Es importante que uses la creatividad en toda la gestión de un evento cultural, desplegando tu imaginación, dentro de lo que el presupuesto te permita, para que, quienes asistan, no sientan que fueron a un espectáculo más.
El financiamiento del proyecto
En general, son los mismos artistas quienes llevan adelante la gestión de un evento de estas características, pero también son los gobiernos (municipales, provinciales y nacionales) los encargados de subvencionar, gestionar y también realizar algunos mega eventos. Es importante estar atento a las convocatorias que puedan ayudarte con el financiamiento que necesites para llevar adelante tu proyecto.
También debes tener en cuenta que a las empresas les interesa patrocinar este tipo de actividades, ya que las ayuda a acercar su imagen al público. Por este motivo, si te encuentras embarcado en un proyecto de estas características no dudes en convocarlas para que colaboren en lo económico. Puedes consultar en nuestro artículo carpeta para patrocinadores, qué incluye una carta de presentación y otros datos a tener en cuenta a la hora de buscar sponsors.
Prensa y difusión
Dependiendo del evento, tendrás tu lista específica de invitados o deberás armar un plan para que el público participe. Pon mucha energía en esta tarea, generando contactos personalizados con la prensa especializada, para que publiquen las gacetillas con la información del evento. También debes aprovechar las redes sociales como nuevos espacios para atraer al público.
Por último, ten en cuenta que los eventos culturales se organizan porque:
Sirven como herramienta de comunicación de un proyecto, una idea o un producto artístico.
Se utilizan para celebrar una fecha importante de una ciudad o un país
Una persona o un grupo desea mostrar al público su manifestación artística.
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