Comunicación exitosa para Eventos Empresariales y Culturales.

Cuando organizamos un evento, ya sea cultural o no, debemos prestar la misma atención a su organización, producción y programación, como a la promoción que se haga del mismo. Algo que a priori parece totalmente lógico, en muchos eventos, es obviado, consciente o inconscientemente.

En algunos casos, un evento muy bueno se promociona tan mal que no logra la consecución de sus objetivos previamente marcados, y en otros casos, ocurre a la inversa, un evento realmente malo se promociona tan extraordinariamente bien que logra la repercusión buscada y más, tanto que acaba pareciendo hasta bueno.

Ya que esto es de sobra conocido, y para que no llueva sobre mojado, me gustaría dar unas nociones básicas sobre cómo promocionar un evento cultural correctamente, con las nuevas técnicas que tenemos a nuestro alcance.

Para ello, en primer lugar, deberemos realizar un Plan de Comunicación para poder tener claro cuáles son los pasos a seguir. A continuación resumiremos brevemente algunos de los puntos a seguir, y ejemplos de algunas acciones a tener en cuenta.

Situación actual

Primero deberemos hacer una reflexión acerca de cuál es nuestra situación actual, y a dónde queremos llegar, mediante un análisis detallado.

Es condición sine qua non realizar un análisis exhaustivo de las entidades privadas que nos vayan a patrocinar, ya que se relacionará nuestro evento a estas marcas y debemos controlar la imagen que esta unión proyecte. La unión más lógica es la que mayor relación guarde con nuestro evento.

En lo que se refiere a nuestra competencia, no debemos olvidar la oferta cultural y la agenda de eventos no culturales que pueda haber en nuestra misma zona geográfica. Ya que aunque pueden ser actividades contrarias a nuestro evento, podemos compartir público objetivo.

Objetivos de comunicación

Aunque cada evento tendrá sus propios objetivos de comunicación, todos tendrán en común incrementar la notoriedad del evento, y reforzar su posicionamiento como referente cultural en la zona geográfica en la que se encuentre.

Público Objetivo

Debemos de tener muy claro a qué público nos dirigimos, ya que la elección del mensaje y de las acciones de comunicación a utilizar, se hará teniendo en cuenta nuestro target.

Mensaje

El mensaje tiene que ser original, impactante y novedoso, debemos intentar que tenga un gran nivel de recuerdo.

Acciones de Comunicación 2.0

Hay que saber a quién nos vamos a dirigir, qué mensaje vamos a comunicar, hacerlo atractivo e impactante y comunicarlo en los medios o soportes adecuados para que llegue a nuestro público, pero también dotar a estas acciones de un valor añadido, ya que estamos expuestos a gran cantidad de impactos y la clave está en saber diferenciarse y captar la atención de nuestro público.

CóDIGOS QR:

Podemos colocar un código QR en el cartel que promocione nuestro evento, de tal manera que al escanearlo con el móvil nos dirija a la página web del evento, y así podamos ampliar la información que tengamos de él.

APLICACIONES (APPS):

Crear una aplicación específica para el evento, mediante la cual podremos descargarnos la programación del evento a nuestro móvil y estar continuamente informados/as acerca de él. Descargarse una aplicación requiere una mayor labor por parte de nuestro usuario, por lo que si dotamos a la aplicación de un juego para nuestros dispositivos móviles, además de dotar a la aplicación de un valor añadido, nuestro logo permanecerá más tiempo en los móviles de nuestro usuarios y, por ende, en su memoria.

REDES SOCIALES:

Al igual que se realiza una planificación de medios convencionales, también ha de hacerse una planificación de medios sociales. Nuestro evento no tiene por qué estar en todos los medios sociales existentes, solo estará en aquellos en los que esté su público objetivo, debemos conocer qué redes sociales utiliza y qué es lo que buscan cuando acceden a ellas. Debemos interactuar con el cliente, participar, no estar por estar, porque esa no es la función de las redes sociales, y esa no es la estrategia que se debe de seguir en este medio.

• Si decidimos estar en Facebook, deberemos crear una página, no un perfil. Además de porque Facebook así lo demanda por no tratarse de un perfil personal, de esta manera podremos crear aplicaciones o widgets que insertaremos en nuestra página periódicamente para ofrecerle a nuestro público sorteos de entradas, camisetas, DVDs, realizar encuestas.

• En Twitter podremos crear tanto nuestro propio perfil, o un hashtag con el nombre de nuestro evento, siempre dependerá de sus características y su duración. Es importante que en ambas redes nuestra foto sea la de nuestro cartel o logo, para que a la hora de seguir a otros eventos aparezca nuestra foto. Es muy importante fomentar las relaciones sociales en las redes con otras instituciones, eventos… así como con blogueros de tu sector, ya que en algún momento dado pueden hacer las veces de prescriptores.

• No solo depende de nuestro público objetivo el estar en una red social u otra, también depende de las características propias de nuestro evento. Por ejemplo, si se trata de un Festival de Cine deberemos tener un perfil en Vimeo, y enlazar nuestros videos a nuestras diferentes plataformas digitales (web y redes), al igual que en Youtube y en Flickr, donde podremos colocar fotogramas de las películas que se proyecten. Flickr es también una red idónea si se trata de un evento más artístico. Si es un evento de moda será más recomendable estar en Pinterest y si es de fotografía será interesante tener un perfil también en Instagram.

• Cuelga contenidos novedosos, dinámicos y que generen viralidad. Habla de tu evento así como de tu sector. Mantén una periodicidad en tus publicaciones, pero no siempre la misma para que no parezca que interactúas mediante plataformas tipo Hootsuite, y así parezca que siempre hay alguien disponible para cualquier consulta.

Y no te olvides de monitorear todo lo que se habla de tu evento en redes sociales para conocer la respuesta y repercusión de tus acciones de comunicación. Del mismo modo que realizarás un press clipping para saber si tus acciones de comunicación están siendo recogidas en los medios convencionales, también habrás de hacerlo con las redes sociales, blogs y páginas webs, para poder evaluarlas, mejorarlas o corregirlas si es el caso.

Ana Ruiz

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