9 dificultades con las que un organizador de eventos se enfrenta
- www.eventindustrishow.com
- 16 mar 2016
- 3 Min. de lectura
Seguramente, organizando un evento, te has encontrado con cosas inesperadas que necesitas resolver para avanzar. Algunas de las dificultades que han salido a la luz, rondan en las siguientes problemáticas: El cobro de entradas, el sitio del evento, la gestión de registro, la base de datos, las acreditaciones, publicidad, entre otras. Veamos una a una estas dificultades y ¡busquemos una solución para ellas!
1. Cobro de entradas
El hecho de tener que cobrar en tiempo y forma y ofrecer diversos medios de pago a los participantes es un dolor de cabeza para muchos. El tema de cobrar o no cobrar, asegurarse de los pagos, depositos, transferencias, cobros en efectivo, entre otros. puede ser bastante tedioso.
Si en el caso del evento, es necesario cobrar un acceso, lo ideal es concentrar todo en un sistema online que ofrezca un abanico de posibilidades para que los participantes opten por la opción más cómoda para ellos. Un sistema que les brinde seguridad y confianza, tanto a ellos como a ti. Y en donde tu puedas pedir transferencias de dinero a medida que se van vendiendo las entradas.
2. Página WEB del evento
Ante toda la revolución digital, lo más importante ahora es tener un medio con el cual te apoyes para validar el evento, además de que funcione como herramienta a la hora de los servicios que llegues a ofrecer en el evento, como un pre-registro en línea, interacción por medio de apps, incluyendo sea el caso, la venta de boletaje.
Sería perfecto tener un sitio sencillo pero con la información adecuada e imágenes alusivas al evento, que tan complejo ha llegado a ser para tí plasmar la imagen de tu evento en tu página WEB?
3. Gestión de inscripciones
Muchas veces los eventos son gratuitos pero quizás para poder completar un cupo las personas deben inscribirse previamente. O en el caso de eventos pagos como cursos, talleres, clases y congresos la inscripción suele ser elevada; para esto es fundamental que seas ordenado y tengas todas las cuentas al día.
4. Base de datos
Armar una buena y jugosa base de datos suele ser para muchos un sueño imposible pero… Obtener los emails y los datos de cada participante y utilizar esa información cuando requieras y para el uso adecuado, como promociones, confirmaciones, inscripciones, entre muchas otras, ha llegado a ser el tema sin fin de muchos organizadores de eventos.
5. Acreditaciones
Siempre comentamos que las largas filas con esperas interminables suelen ser muy tediosas para los visitantes y también juegan con la desesperación de los organizadores. Jugando muy de la mano con las bases de datos, el sistema en sitio, llega a ser un gran tema para el buen servicio de los visitantes.
6. Formulario de inscripción
Muchos han cuestionado, sobre qué datos pedir a los visitantes, cómo armar el formulario de inscripción al evento, hasta qué cantidad de preguntas conviene pedir para que no se vuelva algo tedioso de completar, pero que puedas obtener la información necesaria para perfilar a tu público y satisfacer sus necesidades.
7. Comunicación
Siempre recomendamos a los organizadores mantener una comunicación fluida con los participantes. A muchas personas se le despiertan dudas en torno a un evento y es bueno contestarlas en tiempo y forma. Ya sea a través de mensajes, de emails o mediante las redes sociales tómate un tiempo y resuelve interrogantes, además, existe ya la obligación de crear una audiencia y tenerla cautiva con, novedades o datos interesantes, lo cual llega a generar una crisis en generación de contenido que sea eficiente y divertido. Como tip, una vez que el evento finaliza, sigue relacionándote con tu comunidad.
8.Invitaciones
Generalmente sobre este tema lo que preocupa a los organizadores es la cantidad de invitaciones, el envío de las mismas, los resultados de la campaña y el costo de este servicio, guiándonos con el tipo de perfil que deseamos captar para la asistencia al evento.
9.Difusión
La difusión es una parte muy importante del proceso de gestión y desarrollo de un evento. Antes se invertía muchísimo dinero en medios de comunicación impresos que quizás no resultaban del todo eficaces y, obviamente, no estaban segmentados para el público deseado, tales como medios exteriores e incluso masivos como TV o radio han llegado a generar una gran incógnita en qué tan eficientes pueden llegar a ser conforme al perfil de cada evento. Ahora con el mundo digital, podemos tener campañas y estrategias con un entorno complementario entre las estrategias tradicionales y las más novedosas.
¿Como te funcionaria a ti?
Muchos más detalles podriamos llegar a tener al desarrollar un evento, y ante cada una de las dificulates, podremos mencionar que cada evento se convierte en un éxito siempre y cuando le sumes dedicación, esfuerzo y una muy buena estrategia.
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