¿Cómo elegir el mejor lugar para tu evento?

Cuando organizas un evento, entre las decisiones más importantes se encuentra la acertada elección del lugar. Hacienda, restaurante, terraza, jardín, salón de fiestas, hotel, centro de convenciones… hay muchas opciones en el mercado, pero ¿cuál es la que necesitas?

Imagina que ya tienes una idea sobre la fecha de tu evento y sabes quiénes y cuántos serán tus invitados, pero desafortunadamente no cuentas con el espacio suficiente para albergar a todos los que deseas invitar, o no cuentas con los recursos necesarios para ofrecer los servicios y el entretenimiento que te imaginas para divertirlos, o simplemente no quieres ocuparte de todos los detalles que involucran esta decisión.

En estas situaciones, la mejor opción será contratar a un organizador de eventos quien será el experto que te ayude a encontrar el mejor recinto. Lo más importante es que tu evento sea como lo has pensado, por lo que la labor de un Event Planner es ayudarte en la selección del recinto, para que este cubra todas tus expectativas. A continuación te proporcionamos algunas sugerencias para que tu elección sea más sencilla.

El lugar que elijas tiene mucho que ver con la grata experiencia que se lleven tus invitados, y por ende, con el éxito de tu evento, por lo que es vital elegir el lugar ideal. El lugar puede determinar en gran medida que tu evento se lleve a cabo o no en la fecha prevista. Un lugar muy popular es poco probable que esté disponible a corto plazo o durante ciertas épocas del año o meses. Por lo que es esencial considerar varias opciones y establecer la flexibilidad de la fecha del evento, lo que nos lleva al siguiente punto.

Uno de los factores importantes a considerar es la fecha del evento, ya que esta será detonante en la cantidad de invitados que asistirán, otro factor a considerar son las actividades o entretenimiento que pondrás a su disposición. Digamos que estás planeando tener un performance de fuego para la bienvenida a tu evento, necesitas estar seguro de que el lugar permita este tipo de espectáculos o en su defecto si es necesario sacar algún tipo de permiso especial.

Además de la fecha, puede que sea necesario tomar en cuenta si algunos huéspedes estarán disponibles en ese momento. Por ejemplo, si se trata de una cena de despedida para uno de sus altos directivos, es imperativo que los demás directores y gerentes estén disponibles en ese momento también.

Cuando se haya fijado una fecha, empieza a visitar una serie de lugares posibles. No te limites por la tradición o los datos preconcebidos, sé innovador y abierto a las ideas. Cuando realices inspecciones in situ, asegúrate que el lugar sea acogedor y cuente con todo lo necesario para cubrir tus expectativas. Este es uno de los puntos que da mayor valor al contratar un coordinador de eventos, ya que con la experiencia que tienen, saben perfectamente los requerimientos para casi cualquier evento.

Después de haber llevado a cabo inspecciones suficientes, pregúntate cuál sede es la mejor opción para ti y cuál piensas que tus clientes disfrutaran más. Si en tu evento se incrementará el número de personas que asisten, deberás asegurarte de que el recinto que escojas pueda adaptarse sin ningún problema y cuente con el espacio suficiente, esto es una buena indicación de que es el lugar adecuado para la ocasión.

Una vez que hayas reducido tus opciones, recuerda que es importante que tomes en cuenta el espacio suficiente para el equipamiento audiovisual, un escenario, una pista de baile, servicio de catering (como una cocina o mesas de buffet), y así sucesivamente (en función de las necesidades individuales). También considera si la calidad del lugar coincide con el tipo de evento que vas a alojar ahí.

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